Informativa sulla protezione dei dati personali

Ambito e funzione dell'informativa

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e descrive i trattamenti connessi ai servizi dell'ecosistema TOMKO quando TOMproject SRLS o eTOMKO Engineering operano per finalità proprie oppure trattano dati nell'ambito dei servizi affidati dai Clienti.

TOMKO è una piattaforma modulare. Dati, operazioni e destinatari effettivi dipendono dai servizi attivati e dall'uso concretamente effettuato dal Cliente. Per questo l'informativa distingue i trattamenti propri dei soggetti TOMKO dai trattamenti clinici e professionali determinati dalla struttura sanitaria.

La presente informativa non attribuisce a TOMproject o eTOMKO finalità cliniche proprie e non sostituisce l'informativa che la struttura sanitaria o il professionista, quale Titolare del trattamento, deve rendere ai propri pazienti per i trattamenti di propria competenza.

Soggetti e contatti

Gli ulteriori dati fiscali e societari sono riportati nei documenti commerciali, contrattuali e amministrativi nei quali sono necessari.

Ruoli privacy nell'ecosistema TOMKO

I ruoli previsti dal GDPR dipendono dall'attività concretamente svolta e non dal solo nome commerciale del servizio.

Quando una struttura sanitaria o un professionista utilizza TOMKO per trattare dati dei propri pazienti, la struttura o il professionista determina finalità e contenuti del trattamento sanitario e opera, di regola, quale Titolare del trattamento.

TOMproject SRLS, quando tratta dati personali per conto del Cliente nell'erogazione del servizio SaaS, opera quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati.

eTOMKO Engineering svolge le attività tecniche di progettazione, sviluppo, manutenzione, diagnostica, ripristino e sicurezza. Quando tali attività comportano trattamento o possibile accesso ai dati del tenant per conto di TOMproject, eTOMKO Engineering opera quale sub-responsabile tecnico secondo l'art. 28 GDPR e gli accordi applicabili.

TOMproject ed eTOMKO possono inoltre operare quali autonomi Titolari per i rispettivi trattamenti propri, ad esempio amministrativi, fiscali, contrattuali, professionali, di sicurezza dei propri sistemi e di tutela dei diritti. Tali trattamenti propri restano distinti dai dati clinici trattati per conto del Cliente.

Origine dei dati personali

I dati possono essere raccolti direttamente dall'interessato, dal Cliente, dalla struttura sanitaria o dal professionista che utilizza TOMKO. Possono inoltre derivare dal dispositivo o dall'applicazione quando ciò è necessario al funzionamento, all'autenticazione, alla sicurezza, alla diagnostica o alle notifiche.

Per gli utenti professionali, alcuni dati possono essere generati automaticamente durante l'uso del servizio, ad esempio dati di sessione, indirizzo IP, user-agent, data e ora, log tecnici e informazioni necessarie a documentare operazioni contrattuali o di sicurezza.

Nel caso dei dati sanitari e della documentazione clinica, origine e contenuto dipendono dall'attività della struttura Titolare. TOMproject ed eTOMKO non determinano autonomamente quali informazioni cliniche la struttura inserisca o renda disponibili.

Categorie di dati trattati

Dati dei Clienti e dei referenti

Possono comprendere nominativi, recapiti, indirizzi, dati societari e professionali, informazioni contrattuali, amministrative, di fatturazione, attivazione e assistenza.

Dati degli utenti professionali

Possono comprendere dati identificativi, account, autorizzazioni, recapiti, dati di autenticazione, sessione, indirizzo IP, user-agent, data e ora delle operazioni, versione e impronta dei documenti accettati, dichiarazioni rese e ulteriori evidenze tecniche necessarie alla sicurezza, alla gestione del rapporto e alla prova delle operazioni.

Dati dei pazienti e categorie particolari

In funzione delle attività svolte dalla struttura sanitaria, i tenant TOMKO possono contenere dati anagrafici, recapiti, appuntamenti, comunicazioni, documenti, immagini, prescrizioni, certificazioni, consensi, referti e altre informazioni relative alla salute rientranti nelle categorie particolari di dati di cui all'art. 9 GDPR.

Dati tecnici e del dispositivo

Possono essere trattati identificatori di sessione, log, identificativi tecnici del tenant e del paziente, identificativo del dispositivo, token push, piattaforma, modello del dispositivo, versione del sistema operativo, versione dell'app, locale, fuso orario e stato tecnico delle notifiche, nella misura necessaria alle funzioni utilizzate.

Finalità e basi giuridiche

La base giuridica viene individuata in relazione alla specifica finalità e al ruolo concretamente svolto. Il legittimo interesse, quando utilizzato, riguarda esclusivamente trattamenti propri per finalità determinate e non viene utilizzato come base autonoma per appropriarsi o riutilizzare dati sanitari trattati per conto dei Clienti.

Il consenso viene richiesto quando è effettivamente la base prevista per una specifica finalità. Non viene utilizzato come base universale per ogni trattamento sanitario.

Natura del conferimento e conseguenze della mancata comunicazione

I dati necessari alla conclusione e gestione del rapporto con un Cliente TOMKO, agli adempimenti di legge, all'autenticazione e alla sicurezza sono necessari per la relativa finalità. La loro mancata comunicazione può impedire la conclusione del rapporto, l'attivazione dell'account o l'utilizzo della funzione richiesta.

I dati tecnici indispensabili all'accesso sicuro a TOMKO Health sono necessari per verificare l'autorizzazione e associare il dispositivo secondo le regole di sicurezza del servizio. Se tali dati non sono disponibili, l'accesso sicuro può non essere tecnicamente possibile.

L'autorizzazione del sistema operativo alla visualizzazione delle notifiche push è distinta dall'accesso all'area personale: la sua revoca incide sulla possibilità di ricevere notifiche sul dispositivo secondo le caratteristiche della piattaforma.

I dati clinici non sono richiesti da TOMproject per finalità proprie: la necessità del loro conferimento e le conseguenze della mancata comunicazione sono determinate dalla struttura sanitaria Titolare in relazione alla prestazione sanitaria.

Gli eventuali strumenti non necessari soggetti a consenso restano facoltativi; il mancato consenso non impedisce l'utilizzo delle funzioni strettamente necessarie, salvo che lo strumento sia indispensabile a una funzione facoltativa espressamente richiesta.

Dati sanitari e contenuti clinici

TOMproject SRLS ed eTOMKO Engineering non stabiliscono il contenuto clinico della cartella del paziente e non utilizzano i dati sanitari dei tenant per proprie finalità diagnostiche, terapeutiche, pubblicitarie o di profilazione commerciale.

La struttura sanitaria o il professionista determina quali informazioni inserire, quali documenti rendere disponibili, per quali finalità sanitarie utilizzarli e per quanto tempo conservarli secondo la disciplina applicabile.

La natura del dato dipende dal contenuto effettivo. Un documento collocato in una generica area "Documenti" può avere natura amministrativa, informativa, sanitaria o costituire un vero e proprio referto. La qualificazione dipende dal contenuto e dalla funzione concretamente svolta, non dal nome della sezione software.

TOMKO Health - Area paziente

TOMKO Health consente al paziente di accedere tramite dispositivo mobile ai servizi e alle informazioni che la propria struttura sanitaria rende disponibili nell'ecosistema TOMKO.

L'app costituisce una porta di accesso al servizio e non crea autonomamente una cartella sanitaria distinta da quella gestita dalla struttura. Il contenuto clinico visualizzato continua ad appartenere al trattamento governato dalla struttura Titolare.

TOMKO Health può consentire l'accesso a comunicazioni, documenti, appuntamenti e ulteriori funzioni abilitate dalla struttura senza modificare la titolarità delle finalità sanitarie.

Accesso del paziente, tenant e dispositivo

Per consentire l'accesso vengono trattati gli identificativi necessari a individuare la struttura/tenant, verificare l'autorizzazione del paziente e associare l'accesso allo specifico dispositivo secondo le regole di sicurezza adottate.

Tra i dati tecnici possono rientrare il codice personale di accesso, l'identificativo del paziente associato dalla struttura e un identificativo tecnico del dispositivo generato dall'app. Tale identificativo non coincide con il numero di telefono del paziente.

Le informazioni usate per l'autenticazione restano logicamente distinte dalla registrazione tecnica del dispositivo per le notifiche. Il solo identificativo del dispositivo o il solo token push non sostituiscono la verifica dell'autorizzazione del paziente.

Logout, revoca o sostituzione del dispositivo incidono sull'accesso e sui servizi tecnici collegati ma non cancellano automaticamente la documentazione sanitaria conservata dalla struttura.

Notifiche push

Per recapitare le notifiche possono essere trattati token push e dati tecnici quali piattaforma, modello del dispositivo, versione del sistema operativo, versione dell'app, lingua/locale, fuso orario, stato tecnico delle notifiche e ultima comunicazione tecnica.

Sui dispositivi Apple viene utilizzato Apple Push Notification service (APNs); nell'infrastruttura di recapito viene utilizzato Firebase Cloud Messaging (FCM). Le notifiche sono progettate secondo il principio di minimizzazione e devono evitare, per quanto possibile, di esporre sulla schermata bloccata informazioni sanitarie o cliniche non necessarie.

Nella configurazione attuale di TOMKO Health la raccolta Firebase Analytics è disattivata. I dati dell'app non sono utilizzati da TOMproject o eTOMKO per pubblicità comportamentale, vendita di dati personali o tracking pubblicitario cross-app.

Documenti, referti e disponibilità online

Le aree documentali di TOMKO possono contenere materiali di natura diversa: documenti prodotti dalla struttura, documenti caricati da terzi, consensi, immagini, certificazioni, prescrizioni, comunicazioni o referti.

Non ogni documento sanitario visualizzato in TOMKO Health costituisce automaticamente un servizio di "refertazione online". Quando una specifica funzione viene concretamente utilizzata per rendere disponibile un referto relativo a un singolo evento sanitario secondo tale modalità, la struttura Titolare deve applicare le specifiche regole e garanzie previste dalla disciplina e dai provvedimenti del Garante applicabili alla refertazione online, incluse le regole sulla facoltatività del servizio, sull'informazione del paziente, sull'eventuale consenso richiesto per tale modalità, sulla sicurezza e sulla temporaneità della disponibilità online.

La disponibilità online del referto va distinta dagli obblighi di conservazione sanitaria del documento. L'eventuale creazione di un archivio continuativo di referti o di funzionalità assimilabili a dossier/FSE richiede una qualificazione e una disciplina ulteriori rispetto alla semplice consegna online del singolo referto.

Assistenza, manutenzione e accesso tecnico

Le attività di assistenza tecnica specialistica, diagnostica, manutenzione, ripristino, sicurezza o continuità svolte da eTOMKO Engineering possono rendere necessario un accesso tecnico ai sistemi o, in casi specifici, ai dati di un tenant.

L'accesso ai dati non costituisce una finalità autonoma e deve essere limitato a quanto necessario all'intervento, nel rispetto delle istruzioni e delle autorizzazioni applicabili.

Nelle richieste di assistenza devono essere comunicati solo i dati necessari. Quando possibile vengono utilizzati codici, identificativi tecnici, screenshot ridotti o informazioni oscurate, evitando l'inserimento di dati clinici non indispensabili.

Destinatari, personale autorizzato e fornitori

I dati possono essere trattati, nei limiti della necessità, da persone autorizzate e dai soggetti tecnici coinvolti nell'erogazione dei servizi. Tra questi possono rientrare eTOMKO Engineering, provider infrastrutturali e di hosting, servizi di comunicazione e notifiche, Google/Firebase per FCM, Apple per APNs e ulteriori fornitori necessari alle funzioni effettivamente attivate.

I soggetti che trattano dati per conto di TOMproject sono vincolati, quando richiesto, da accordi conformi all'art. 28 GDPR. TOMproject richiede ai fornitori ai quali comunica dati nell'ambito di TOMKO Health protezioni coerenti con la presente informativa e con la normativa applicabile, limitando i dati trasmessi a quanto necessario per il servizio.

Google indica che, per i servizi Firebase soggetti ai relativi Data Processing and Security Terms, opera generalmente quale responsabile del trattamento per i dati del cliente. Apple tratta i dati relativi ai propri servizi secondo i termini e le informative applicabili al servizio utilizzato.

I dati personali non vengono venduti a terzi.

Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati attraverso infrastrutture o entità situate anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Quando si verifica un trasferimento internazionale, vengono applicati gli strumenti previsti dal Capo V GDPR pertinenti allo specifico rapporto.

Per Firebase, i termini di protezione dati di Google prevedono soluzioni per i trasferimenti europei, comprese, secondo i casi, decisioni di adeguatezza/Data Privacy Framework e Clausole Contrattuali Tipo (SCC). Informazioni e SCC sono disponibili nella documentazione privacy e nei Data Processing Terms di Firebase.

Apple dichiara nella propria Privacy Policy che i trasferimenti internazionali dei dati personali raccolti nello SEE, nel Regno Unito e in Svizzera sono regolati da Clausole Contrattuali Tipo. Le modalità effettivamente applicabili dipendono dal servizio e dal ruolo rivestito dal fornitore.

L'interessato può chiedere a TOMproject, scrivendo a privacy@tomproject.it, informazioni sulle garanzie applicabili ai trasferimenti che riguardano i trattamenti di sua competenza e sulle modalità per ottenerne copia quando previsto.

Conservazione, disattivazione e cancellazione

I dati sono conservati per un periodo proporzionato alla finalità, agli obblighi di legge, alle istruzioni del Titolare, alla sicurezza, alla continuità del servizio e alla tutela dei diritti. Quando non è possibile indicare un termine unico, vengono utilizzati criteri oggettivi collegati alla funzione del dato.

• Dati clinici e documentazione del tenant: secondo le decisioni e gli obblighi della struttura sanitaria Titolare e le istruzioni impartite nell'ambito del rapporto art. 28.
• Dati amministrativi e contrattuali: per la durata del rapporto e successivamente per i periodi necessari agli obblighi civilistici, fiscali, contabili e alla tutela dei diritti.
• Evidenze di accettazione contrattuale: per il periodo necessario a documentare il rapporto, l'accettazione, le comunicazioni e l'eventuale difesa di diritti o contestazioni.
• Dati tecnici di accesso e dispositivo: finché necessari all'autenticazione, alla sicurezza, alla gestione del dispositivo e alle verifiche tecniche connesse, con successiva disattivazione, cancellazione o anonimizzazione secondo la funzione.
• Token push: finché validi e necessari al recapito; sono disattivati, sostituiti o resi inutilizzabili quando il dispositivo o il token non risultano più validi o autorizzati secondo le procedure del servizio.
• Log: per periodi commisurati alla finalità di sicurezza, diagnostica, audit e agli obblighi applicabili.
• Backup: secondo i cicli tecnici di protezione e ripristino, con progressiva eliminazione per rotazione; le copie di backup non costituiscono un archivio ordinariamente consultabile.

La disattivazione di un account o di un dispositivo non equivale alla cancellazione della cartella clinica. Le richieste relative alla conservazione, rettifica o cancellazione dei dati clinici devono essere valutate dalla struttura Titolare nel rispetto degli obblighi sanitari applicabili.

Diritti dell'interessato e reclamo

Nei casi e nei limiti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e può opporsi al trattamento quando ne ricorrono i presupposti. Quando il trattamento è fondato sul consenso, il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Per i dati clinici trattati nell'ambito della relazione sanitaria, il riferimento principale è la struttura sanitaria o il professionista Titolare. TOMproject ed eTOMKO collaborano con il Titolare quando operano per suo conto.

Per i trattamenti propri di TOMproject SRLS è possibile scrivere a privacy@tomproject.it. Per i trattamenti propri di eTOMKO Engineering è possibile scrivere a info@etomko.it o alla PEC indicata nell'art. 2. Le richieste vengono gestite nei termini previsti dal GDPR.

È inoltre disponibile la pagina Scelte e richieste privacy. L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e utilizzare gli ulteriori rimedi previsti dalla normativa.

Minori e soggetti rappresentati

Quando i servizi vengono utilizzati nell'interesse di un minore, di un incapace o di un soggetto legalmente rappresentato, attivazione e gestione dell'accesso devono rispettare le regole applicabili al rapporto sanitario e le autorizzazioni gestite dalla struttura Titolare.

TOMKO non determina autonomamente la responsabilità genitoriale, la tutela o la rappresentanza; tali presupposti vengono verificati e gestiti dalla struttura secondo la disciplina applicabile.

Decisioni automatizzate, profilazione e uso commerciale

TOMKO Health non adotta, per il solo funzionamento dell'area paziente, decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato.

I dati sanitari presenti nei tenant non sono utilizzati da TOMproject o eTOMKO Engineering per profilazione commerciale, vendita a terzi o pubblicità comportamentale.

Sicurezza del trattamento

TOMproject SRLS ed eTOMKO Engineering adottano, nei rispettivi ruoli, misure tecniche e organizzative adeguate al rischio per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, modifica, divulgazione o indisponibilità accidentale o illecita.

Le misure sono organizzate secondo principi di minimizzazione, separazione delle funzioni, controllo degli accessi, necessità di conoscenza, minimo privilegio, segregazione dei tenant, continuità operativa, backup, ripristino e gestione degli incidenti.

L'accesso tecnico ai dati dei tenant è limitato ai soggetti autorizzati e alle situazioni in cui sia necessario per erogazione, manutenzione, sicurezza, diagnostica o ripristino del servizio. Le informazioni operative la cui divulgazione potrebbe ridurre la sicurezza non vengono pubblicate nell'informativa.

Cookie, sessioni e tecnologie analoghe

I servizi web TOMKO utilizzano gli strumenti tecnici indicati nella Cookie & Technologies Policy per le finalità effettivamente abilitate nella configurazione corrente.

Nella configurazione corrente risultano attivi soltanto strumenti strettamente necessari al funzionamento, alla sicurezza o alla memorizzazione delle scelte privacy. Per tali strumenti non viene richiesto un consenso preventivo non necessario e non viene mostrato un banner di consenso superfluo.

Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa viene riesaminata e aggiornata quando cambiano in modo rilevante i servizi, i trattamenti, l'organizzazione, i provider utilizzati o la normativa applicabile.

La versione e la data di aggiornamento sono riportate in apertura. Le modifiche sostanziali vengono rese disponibili con modalità adeguate al contesto in cui il servizio è utilizzato.